Đánh giá toàn diện hệ thống/kiểm toán hệ thống quản lý an toàn, vệ sinh lao động

17/10/2017
Đánh giá toàn diện Hệ thống quản lý an toàn, vệ sinh lao động (ATVSLĐ) là một quá trình khác so với kiểm tra hàng ngày và đánh giá kết quả triển khai kế hoạch. Đây là quá trình kiểm tra độc lập và mang tính hệ thống, qua đó các doanh nghiệp có thể xem xét và đánh giá liên tục về hiệu quả của Hệ thống quản lý ATVSLĐ của doanh nghiệp.

Quá trình này có thể được thực hiện bởi cơ quan quản lý cấp trên đối với cấp dưới trong doanh nghiệp hoặc của các cơ quan tư vấn độc lập hoặc của người phụ trách chung.

Có ba lý do chính cần thực hiện khi đánh giá toàn diện Hệ thống quản lý ATVSLĐ trong doanh nghiệp:

1. Nhằm xác nhận Hệ thống quản lý ATVSLĐ đã được thực hiện và duy trì hoạt động.

2. Nhằm kiểm tra Hệ thống quản lý ATVSLĐ đang vận hành hiệu quả.

3. Nhằm xác định những khiếm khuyết trong Hệ thống quản lý ATVSLĐ để cải tiến hệ thống đó.

Đánh giá toàn diện không phải là một quá trình điều tra về ATVSLĐ. Quá trình điều tra không bao giờ cung cấp được mức độ phân tích hệ thống như đánh giá thực hiện. Đánh giá hệ thống phân tích rộng hơn về triển khai so với việc chỉ nhìn nhận những vấn đề đang xảy ra tại nơi làm việc ở một thời điểm cố định. Đánh giá toàn diện về ATVSLĐ sẽ tập trung xem xét các vấn đề về chính sách, quy trình, kế hoạch đã được đưa ra để đạt được các mục tiêu an toàn và sức khỏe. Quá trình này có thể được cán bộ công nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp hoặc bên ngoài thực hiện. Các hồ sơ và tài liệu hệ thống sẽ được các đánh giá viên/kiểm toán viên kiểm tra nhằm đánh giá việc thực hiện hiệu quả các chính sách, các thủ tục và kế hoạch được tiến hành như thế nào? Kiểm toán viên cũng điều tra nơi làm việc, quan sát thực tế công việc và nói chuyện với mọi người ở nơi làm việc với mục đích kiểm tra chéo nhằm xác định liệu những hồ sơ có phản ánh thực chất những gì đã diễn ra ở nơi làm việc không?

Kiểm toán viên sử dụng tất cả các bằng chứng thu thập được để đánh giá Hệ thống quản lý ATVSLĐ được triển khai và hoạt động như thế nào. Trong những đánh giá, kiểm toán viên có thể chỉ ra các khiếm khuyết trong hoạt động ATVSLĐ và kiến nghị việc thực hiện cải tiến như thế nào trong tương lai.

Vấn đề đánh giá toàn diện hệ thống quản lý ATVSLĐ trong kế hoạch cần được các cán bộ trong nội bộ doanh nghiệp hoặc thành viên bên ngoài do doanh nghiệp lựa chọn. Việc kiểm toán mở rộng phải được người không phải trong doanh nghiệp tiến hành. Những kiểm toán mở rộng thường thực hiện ngược lại tiêu chuẩn hoặc đặc điểm kĩ thuật đã thống nhất. Các kiểm toán nội bộ được nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện. Thay vì đánh giá hệ thống quản lý ATVSLĐ và các quy trình, kiểm toán viên thường xác minh lại liệu chương trình đã được xây dựng có được tiến hành đúng trong thực tế không. Hơn nữa, kiểm toán viên có thể xác nhận các quy trình và hệ thống đang được thực hiện ở thời gian và địa điểm cụ thể.

Doanh nghiệp bao gồm cả kiểm toán nội bộ và mở rộng trong một chương trình kiểm toán là mô hình lý tưởng. Khi cả hai loại kiểm toán nội bộ và mở rộng được thực hiện thì hiệu quả đạt được sẽ tăng lên rất nhiều.

Quá trình đánh giá toàn diện Hệ thống quản lý ATVSLĐ bao gồm hàng loạt các giai đoạn đã được lên kế hoạch. Mỗi giai đoạn được định hướng nhằm đạt được các mục tiêu nhất định và phụ thuộc vào các kết quả của giai đoạn liền trước. Các giai đoạn kiểm toán Hệ thống quản lý ATVSLĐ có thể được chia thành:

            Trước đánh giá:

+ Lập kế hoạch;

+ Chuẩn bị;

+ Xem xét tài liệu.

            Trong đánh giá:

                        + Phỏng vấn những người quan trọng;

                        + Quan sát điều kiện làm việc;

            Sau đánh giá:

                        + Kết thúc cuộc họp;

                        + Báo cáo kiểm toán

Lập kế hoạch là điểm khởi đầu của một quá trình. Theo mô hình lý tưởng, kế hoạch nên xem xét ai, cái gì, ở đâu, khi nào và như thế nào.

Ví dụ dưới đây để doanh nghiệp tham khảo khi chuẩn bị kế hoạch. Nó không phải là một kế hoạch đúng cho mọi trường hợp và doanh nghiệp cần phải điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.


Các bước chính trong tiến hành đánh giá toàn diện là:

- Giai đoạn mở đầu - hiểu biết về khu vực được đánh giá.

- Phỏng vấn những người quan trọng.

- Hỏi một số câu hỏi.

- Đánh giá lại tài liệu.

- Quan sát điều kiện làm việc.

Có ba công cụ cơ bản đó là điều tra, quan sát và kiểm tra xác minh. Không thể gặp và tiếp xúc với tất cả NLĐ ở khu vực làm việc, do đó cần chọn lựa một số người nào đó. Một kỹ thuật phổ biến trong thống kê là chọn mẫu một số người từ các cấp bậc khác nhau trong doanh nghiệp và tìm kiếm thông tin từ họ.

Những nhân tố quan trọng nhất trong phỏng vấn là:

- Phỏng vấn đúng người.

- Chuẩn bị kỹ lưỡng.

- Việc phỏng vấn được hoàn thành trong không khí thoải mái.

- Phong cách phỏng vấn phù hợp với tình huống.

Kiểm toán viên nên đặt ra các câu hỏi khuyến khích phản hồi và thông tin dưới dạng câu hỏi mở với việc sử dụng các từ như tại sao, khi nào, ở đâu, ai, cái gì và như thế nào thay vì câu hỏi có hay không. Những câu hỏi mở như vậy sẽ cung cấp cho doanh nghiệp nhiều câu trả lời mang hàm lượng thông tin cao hơn. Tất cả các câu trả lời nên được ghi lại.

Kiểm toán viên nên xem xét tài liệu trong suốt quá trình kiểm toán. Tài liệu liên quan bao gồm:

     - Các chính sách được công bố.

     - Các quy trình.

     - Sách hướng dẫn thực hành.

     - Các biên bản điều tra.

     - Các biên bản và chương trình của ban an toàn.

     - Các tài liệu và kế hoạch đào tạo, tập huấn.

     - Các quy tắc an toàn.

     - Các quy trình khẩn cấp.

  - Các hồ sơ được lưu giữ.

  - Những kết quả kiểm toán trước đó.

 - Các hồ sơ điều tra theo luật định (nếu có).

Việc xem xét tính sẵn sàng, chính xác và đáng tin cậy của các hồ sơ và quy trình là cần thiết trước khi những người đặt câu hỏi thực hiện những hoạt động này. Thường tồn tại một khoảng cách giữa các tài liệu ATVSLĐ và thực tế công tác ATVSLĐ ở nơi làm việc.

Thông tin được thu thập bằng việc xem xét tài liệu và các cuộc phỏng vấn cũng có thể được xác nhận thông qua quan sát các điều kiện và hoạt động ở nơi làm việc. Những quan sát thường tập trung vào các khu vực đã được kiểm soát trước đây, khác với việc điều tra nơi làm việc lại xem xét mọi hoạt động ở nơi làm việc. Tuy nhiên, việc quan sát và đặt câu hỏi cho các NLĐ cũng cần thiết nhằm kiểm tra hiệu quả tại nơi làm việc.

Kết thúc quá trình kiểm toán, các kiểm toán viên nên thực hiện các cuộc trao đổi hoặc họp tổng kết với các đại diện quản lý của khu vực đang được kiểm toán. Nội dung trong phần kết luận nên bao gồm các nội dung sau:

- Các vấn đề an toàn và sức khỏe quan trọng, đòi hỏi sự quan tâm khẩn cấp.

- Những phát hiện được nhấn mạnh trong các báo cáo kiểm toán.

- Ưu nhược điểm của doanh nghiệp/khu vực làm việc.

Sản phẩm cuối cùng của một quá trình kiểm toán là báo cáo kiểm toán. 

(Nguồn tin: (Tài liệu Hướng dẫn xây dựng Hệ thống quản lý ATVSLĐ trong các DNVVN, Cục An toàn lao động, Bộ LĐ – TB&XH, 2012))