Ba nguyên tắc quan trọng để quản lý hóa chất hiệu quả

Trong một môi trường kinh doanh đang thay đổi với tốc độ rất nhanh như hiện nay, các chuyên gia EHS luôn là những người có tầm nhìn chiến lược và khả năng giảm thiểu rủi ro. Vì các doanh nghiệp phải thích nghi để nắm bắt các cơ hội mới cũng như duy trì tính cạnh tranh, họ cần phải tính đến những thay đổi trong hồ sơ rủi ro của mình. Trong EHS và quản lý sản phẩm, điều này đồng nghĩa với việc họ phải xây dựng các quy trình, nhân tố mới, tuân thủ theo những nghĩa vụ về pháp lý mới cũng như thay đổi trách nhiệm trong công việc. Vì đây là một chuỗi cung ứng nên trong bất kỳ giai đoạn nào, dù là quá trình sản xuất, giao hàng hoặc thải bỏ sản phẩm, luôn xuất hiện rủi ro trong quá trình sử dụng, lưu trữ và quản lý dữ liệu của các loại hóa chất. Do đó, việc nhận dạng được các rủi ro, kiểm soát chúng một cách phù hợp và luôn chủ động là những yếu tố quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp, người lao động, cộng đồng và môi trường xung quanh. Bài viết này đưa ra ba nguyên tắc cơ bản và các hướng dẫn cụ thể để giúp doanh nghiệp giảm thiểu một cách có hiệu quả các rủi ro đang liên tục biến đổi trong quá trình quản lý hóa chất.

Cập nhật Thông tin

Khi nói điến giảm thiểu rủi ro, kiến thức mới chỉ là một nửa vấn đề. Điều quan trọng là cần phải hiểu rõ những loại hóa chất nào hiện đang được sử dụng tại từng vị trí làm việc và nắm rõ mục đích sử dụng cũng như những mối nguy hiểm hoặc yêu cầu tuân thủ liên quan đến quá trình sử dụng chúng.

Quá trình xác định những hóa chất đang sử dụng thường được tiến hành thông qua việc kiểm soát các hóa chất mới khi tiến hành nhập kho và thực hiện kiểm kê định kỳ. Dữ liệu được sắp xếp càng khoa học thì càng dễ dàng để kiểm soát và duy trì công tác kiểm kê. Các doanh nghiệp thường chia các xưởng sản xuất thành các khu vực hóa chất riêng biệt và quản lý kiểm kê theo khu vực. Đồng thời, cho phép các xưởng sản xuất có thể chuyển thành một khối thống nhất khii tiến hành kiểm kê trên toàn hệ thống. Đi kèm với các giải pháp kiểm kê, các doanh nghiệp cũng cần phải lưu giữ một bản sao Bảng Dữ liệu An toàn (Safety Data Sheet – SDS) được cập nhật đầy đủ cho từng hóa chất. Các giải pháp để kiểm soát và duy trì việc kiểm kê hóa chất và lưu giữ bảng SDS tương ứng rất đa dạng, bao gồm từ các phương pháp thủ công cho đến các công nghệ lưu trữ điện tử với đầy đủ tiện ích. Sử dụng công nghệ và các hệ thống tự động có thể giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Một vài giải pháp còn có các tiện ích cho phép cập nhật bảng SDS, giúp người lao động dễ dàng tập trung vào công việc chuyên môn của họ.

Xác định mục đích sử dụng của từng loại hóa chất cũng rất quan trọng. Hóa chất sử dụng trong các quá trình sản xuất cần phải được giám sát kỹ lưỡng thông qua tập huấn, đánh giá rủi ro và hướng dẫn sử dụng các phương tiện bảo vệ cá nhân (Personal Protective Equipment – PPE) phù hợp. Trước đây, các doanh nghiệp có xu hướng lưu trữ các loại hóa chất sử dụng một lần. Hiện nay, việc này đang dần thay đổi và một số loại hóa chất sử dụng một lần đã bị thải bỏ. Việc thải bỏ an toàn đối với tất cả các loại hóa chất dư thừa có thể giảm bớt thời gian và nỗ lực của doanh nghiệp. Thay vào đó, họ có thể tập trung vào việc kiểm kê hàng tồn kho và các công việc khác.

Việc xem xét các yêu cầu pháp lý là rất quan trọng đối với doanh nghiệp trong việc tuân thủ các nghĩa vụ về quản lý hóa chất. Có một số yêu cầu về an toàn tập trung vào các loại hóa chất đặc biệt, ví dụ như HazCom và REACH. Tuy nhiên, cũng có những yêu cầu pháp lý về hóa chất  hiện đang bị chồng chéo trong việc quy định trách nhiệm của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Ví dụ, các loại hóa chất đang được Bộ An ninh Nội địa quy định hoặc các loại hóa chất có yêu cầu đặc biệt về tiêu chuẩn môi trường ví dụ như trong các mẫu báo cáo của Tier II hoặc TRI. Do đó, cần phải rà soát một cách toàn diện việc sử dụng dữ liệu về hóa chất của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Điều này sẽ có thể làm sáng tỏ về các thông tin cần bổ sung hoặc các nguồn dữ liệu hiện có. Đồng thời, khi đã nắm rõ được nhu cầu của các bộ phận khác nhau, chương trình quản lý hóa chất sẽ được tiến hành phù hợp và hỗ trợ tốt hơn cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Duy trì việc trao đổi thông tin giữa người lao động tại các bộ phận chuyên môn và đặc biệt là trong toàn hệ thống EHS để đảm bảo có thể đánh giá được một cách toàn diện về các rủi ro hóa chất trong doanh nghiệp.

Cẩn trọng

Sau khi đã nắm rõ được hiện trạng  tình hình quản lý hóa chất, cần phải duy trì các chương trình tập huấn cũng như đáp ứng đầy đủ các yêu cầu có liên quan. Đối với mỗi loại hóa chất được sử dụng tại dây chuyền sản xuất, cần phải đảm bảo chính xác các yêu cầu sau:

         • Người lao động toàn thời gian, mùa vụ cũng như các nhà thầu có thể tiếp cận được với bảng SDS hóa chất đã được kiểm duyệt.

         • Đã hoàn thành đầy đủ quá trình đánh giá rủi ro.

         • Luôn có sẵn các loại PPE cần thiết tại khu vực sử dụng hóa chất và người lao động nắm được cách sử dụng.

         • Dán nhãn GHS đúng và đầy đủ trên tất cả các dụng cụ chứa hóa chất.

         • Có đầy đủ các thiết bị lưu trữ hóa chất phù hợp và người lao động nắm rõ cách sử dụng.

         • Người lao động nắm rõ quy trình ứng phó khẩn cấp và thông báo sự cố chảy tràn.

         • Có các thiết bị ngăn chảy tràn phù hợp và các thiết bị sơ cứu tại khu vực sản xuất.

         • Tiến hành tập huấn thải bỏ hóa chất đúng cách. Người lao động cần nắm đầy đủ và chi tiết các thông tin về quản lý khí thải, nước thải và chất thải nguy hại.

Các nhóm EHS và các nhà quản lý phải có biện pháp kiểm soát phù hợp để đảm bảo các nội dung trên được thực hiện đầy đủ. Cụ thể, cần phải tiến hành các chương trình kiểm toán và kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất. Khi phát hiện ra vấn đề trong quá trình kiểm toán hoặc kiểm kê, việc khắc phục lỗi ngay lập tức và xác định gốc rễ của vấn đề là hết sức quan trọng. Việc xác định và đánh giá nguyên nhân gốc rễ của vấn đề sẽ đảm bảo rằng những lỗi tương tự sẽ không xảy ra trong tương lai. Ví dụ, nếu phát hiện một thùng chứa hóa chất không có nhãn, việc dán nhãn bổ sung hoặc thải bỏ thùng chứa khi không còn giá trị sử dụng là hết sức đơn giản. Tuy nhiên, nếu người lao động không nhận thức được sự cần thiết của việc dán nhãn thì vấn đề này vẫn có thể tiếp tục xảy ra. Thông qua việc xác định chương trình tập huấn phù hợp, người lao động có thể được đào tạo về các loại nhãn GHS cần thiết và kinh nghiệm thực tế để giảm thiểu nguy cơ tai nạn lao động.

Các giải pháp công nghệ cũng có thể khắc phục khá hiệu quả một số vấn đề phổ biến. Ví dụ như các loại nhãn tiền-lưu trữ hoặc nhãn theo yêu cầu có thể khắc phục được trường hợp của các thùng chứa hóa chất mất nhãn như đã phân tích ở trên. Đảm bảo rằng luôn có chuyên gia giám sát và cập nhật thông tin về các giải pháp hiện có để có thể giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và quản lý hoa chất  hiệu quả hơn.

Luôn chủ động

Một chương trình quản lý hóa chất chủ động sẽ giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro tốt hơn nhờ việc xác định được các vấn đề tiềm ẩn. Chương trình  EHS tiến càng xa thì quá trình sản xuất sẽ ngày càng an toàn và dễ dàng hơn trong việc dự báo rủi ro. Dưới đây là một vài giải pháp mà doanh nghiệp có thể chủ động và cải thiện hiệu quả trong quá trình quản lý hóa chất.

Phê duyệt hóa chất: áp dụng quy trình phê duyệt hóa chất sẽ giúp nhóm EHS có thể rà soát và đánh giá các nguyên vật liệu trước khi chúng được sử dụng  tại dây chuyền sản xuất. Vấn đề mấu chốt trong một quy trình phê duyệt hóa chất hiệu quả là phải đảm bảo rằng người lao động được tập huấn đầy đủ và quy trình này thân thiện với người dùng. Dưới vai trò một chuyên gia EHS, việc nắm rõ một cách chi tiết và đầy đủ về nguyên vật liệu khi nó được phê duyệt sẽ đem lại những lợi ích rất lớn. Tuy nhiên, người lao động sẽ không áp dụng quy trình phê duyệt hóa chất nếu như họ phải mất hàng giờ đồng hồ để định vị được thông tin và hoàn thành các bước được giao. Việc cân bằng giữa yếu tố kinh nghiệm của người sử dụng và các trường thông tin yêu cầu trong bản phê duyệt hóa chất là rất quan trọng. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng các hệ thống điện tử để phê duyệt hóa chất. Nếu đang cân nhắc áp dụng giải pháp này, cần phải chắc chắn rằng quy trình phê duyệt hóa chất điện tử có tùy chọn để thay đổi và bổ sung theo thời gian. Việc này giúp đảm bảo sự cân bằng giữa các trường thông tin cần thiết và quá trình nhập thông tin. Có như vậy thì người dùng trong toàn doanh nghiệp mới có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng.

Công nghệ tối ưu: Dữ liệu hóa chất liên tục thay đổi và việc quản lý dữ liệu hóa chất có thể gặp phải nhiều thách thức nếu không có một hệ thống chủ động. Điều này đặc biệt có ý nghĩa trong quá trình kiểm kê hóa chất và lưu trữ các bảng SDS tương ứng. Đối với các chương trình kiểm kê hóa chất phổ biến hiện nay, phương pháp kiểm kê cập nhật định kỳ (đặc biệt là trong những khoảng thời gian ngắn) và sử dụng một hệ thống quản lý quy trình công việc đã được chứng minh là một phương pháp rất hiệu quả và ổn định. Đối với bảng SDS, sử dụng hệ thống điện tử có các bảng SDS  nguyên vật liệu được cập nhật đầy đủ và mới nhất sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp từ vài giờ đến vài ngày thậm chí là nhiều tuần lễ.

Sự tham gia của người lao động: Hiệu quả của bất kỳ sáng kiến EHS nào cũng tỉ lệ thuận với mức độ áp dụng của người lao động. Luôn chủ động và xem xét khả năng áp dụng trước khi đưa ra bất cứ thay đổi nào dù là nhỏ nhất. Quản lý đầu vào sẽ rất hữu ích trong việc thay đổi mức độ áp dụng của người lao động. Một thông điệp hiệu quả xuyên suốt trong toàn doanh nghiệp sẽ giúp nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý hóa chất. Đồng thời, đảm bảo người sử dụng cuối cùng sẽ luôn tâm niệm họ là khách hàng quan trọng nhất khi thực hiện một kế hoạch quản lý hóa chất. Ví dụ, rất nhiều tổ chức sử dụng các thiết bị di động để phá bỏ các rào cản trong việc truy cập vào bảng SDS. Nếu người lao động không hiểu rõ được chương trình tập huấn hoặc những việc họ phải làm, thì sẽ rất khó khăn cho họ trong việc bám sát theo kế hoạch đã đặt ra. Cuối cùng, đảm bảo các hành vi tốt sẽ được tặng thưởng xứng đáng. Sự tham gia chủ động và tích cực của người lao động chính là điểm khác biệt tạo nên thành công của một kế hoạch quản lý hóa chất.

Mặc dù có vẻ hơi cường điệu, nhưng một chương trình quản lý hóa chất hiệu quả thực sự có vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng một chính sách EHS cho daonh nghiệp. Hiểu rõ về các hóa chất được sử dụng tại hiện trường cũng như mục đích sử dụng của chúng là bước đầu tiên để tiến tới thành công. Cẩn trọng và kiểm soát các khu vực có sử dụng hóa chất sẽ giúp cho doanh nghiệp có được sử tuân thủ đầy đủ của người lao động và giảm thiểu rủi ro. Cuối cùng, sẵn sàng và chủ động sẽ giúp giảm bớt hơn nữa rủi ro và tổn thất bằng cách đón đầu các vấn đề tiềm ẩn. Nhờ  vào khả năng cập nhật, sự cẩn trọng và chủ động, các chuyên gia EHS có thể trở thành những nhà quản lý rủi ro hóa chất hiệu quả.

Biên dịch: Việt Thắng

(Nguồn tin: OHSonline)