Nguyên tắc thiết kế hệ thống làm việc nhằm kiểm soát các tác hại của gánh nặng tâm thần

Nếu phải thiết kế một hệ thống mới hoàn toàn, người thiết kế cần tính đến khả năng, kỹ năng, kinh nghiệm và sự mong muốn của số đông người sử dụng.

Sự quan tâm này đối với người sử dụng là cần thiết ngay từ khi bắt đầu quá trình thiết kế khi các chức năng hệ thống được xác định. Việc xác định rõ chức năng và chức năng phụ của hệ thống cũng như sự phân định vị trí chức năng giữa những người vận hành, máy móc và giữa những người vận hành với nhau đòi hỏi phải có sự xem xét đến đặc điểm của những người tham gia.

Trong thiết kế hệ thống làm việc, cần nhớ rằng công việc bao gồm sự kết hợp các nhiệm vụ với trang bị kỹ thuật, trong môi trường làm việc và trong hệ thống tổ chức cụ thể.

Vì vậy, nguyên tắc thiết kế có thể liên quan đến các mức độ khác nhau trong quá trình thiết kế và giải pháp thiết kế để ảnh hưởng đến:

a. Cường độ gánh nặng lao động được thể hiện: Mức nhiệm vụ và/hoặc mức độ công việc; mức có trang thiết bị kỹ thuật; mức có tác động của môi trường; mức có tổ chức.

b. Thời gian chịu gánh nặng lao động: Ở mức tổ chức nhịp độ lao động.

Các yếu tố cá thể như khả năng, năng lực làm việc, động cơ giữa các cá thể cũng như những khác biệt cơ bản của mỗi cá thể sẽ ảnh hưởng tới gánh nặng lao động. Thiết kế hệ thống làm việc bắt đầu từ phân tích chức năng của hệ thống, từ phân tích chức năng giữa người vận hành và máy móc, phân tích công việc, dẫn đến thiết kế công việc, xác định rõ vị trí của người vận hành. Trong khi thiết kế hệ thống làm việc, cần lưu ý đến các yêu cầu về môi trường, nhu cầu của hệ thống, sự thách thức và những thay đổi của con người theo sự phát triển kỹ năng, khả năng và triển vọng. Sẽ là không đủ, nếu như xem gánh nặng lao động một cách đơn giản như là việc sắp xếp tuần tự từ gánh nặng dưới tải đến gánh nặng tối ưu, tới gánh nặng quá tải.

Nguyên tắc thiết kế kiểm soát sự mệt mỏi

Gánh nặng tâm thần có thể được mô tả trong các thuật ngữ về cường độ, khoảng thời gian và sự phân bố thời gian của cường độ mà người vận hành phải chịu gánh nặng lao động. Bên cạnh khía cạnh về định lượng, khía cạnh về định tính của gánh nặng tâm thần cũng phải được coi trọng. Thí dụ các công việc tiếp nhận – vận động đòi hỏi phải nhớ nhiều. Bởi vậy một trong các bước tiếp cận để thiết kế các hệ thống làm việc nhằm làm giảm sự mệt mỏi của người vận hành là giảm hoặc tối ưu hoá cường độ gánh nặng lao động, hạn chế thời gian tiếp xúc hoặc phân bố thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Nên nhớ rằng việc giảm gánh nặng tâm thần thường không phải là chiến lược hoàn hảo nhất để tạo ra các hoạt động vô hại.

Cường độ gánh nặng tâm thần bao gồm: sự không rõ ràng về mục tiêu công việc, sự phức tạp của các yêu cầu công việc, chiến lược phục vụ và sự không đầy đủ về thông tin, bị ảnh hưởng bởi các đặc trưng sau đây theo trật tự bắt đầu từ mức độ công việc, và chuyển từ tiếp nhận sang phản ứng đối với môi trường và mức độ tổ chức hoạt động, được mô tả trong hình dưới:

 Nguyên tắc thiết kế kiểm soát sự đơn điệu

Một trong những điều kiện chính làm tăng sự đơn điệu là một công việc ít có sự tập trung, nhiệm vụ ít khó khăn, lặp đi lặp lại và ít có sự thay đổi, thời gian thực hiện dài hơn dự kiến. Vì vậy nên tránh những điều kiện này bằng cách thiết kế những công việc và điều kiện làm việc thích hợp. Nếu việc thay đổi thiết kế nhiệm vụ chưa thực hiện được thì phải xem xét tới việc cơ khí hoá hoặc tự động hoá các chức năng lặp đi lặp lại, luân phiên công việc, mở rộng công việc, làm phong phú thêm các công việc v.v…

Tính đơn điệu có thể tăng do: Sự vắng mặt của những đồng nghiệp; giảm sự tương tác xã hội; thiếu giờ nghỉ giữa ca; thiếu cơ hội hoạt động thể lực; thiếu sự thay đổi trong hoạt động công việc; thời gian chiều hoặc tối dễ ảnh hưởng; điều kiện khí hậu không hợp lý; kích thích thính giác đều đều… Vì vậy để giảm tính đơn điệu nên tránh các điều kiện này. Tính đơn điệu sẽ mất nếu công việc phù hợp, có sự phong phú; mở rộng sự chú ý, tạo ra những công việc phức tạp hơn, đa dạng hơn; tạo ra các cơ hội cho hoạt động thể lực; điều kiện khí hậu tốt; giảm tiếng ồn, ánh sáng phù hợp; thuận lợi về thông tin liên lạc giữa những người cùng làm việc; tránh các công việc nhịp độ cao, có sự chủ động về tốc độ; đưa ra thời gian nghỉ ngơi, kế hoạch làm việc theo ca một cách hợp lý.

 Nguyên tắc thiết kế kiểm soát sự mất tỉnh táo

Để tránh được sự mất tỉnh táo, dẫn đến hậu quả giảm khả năng phát hiện, từ đó làm giảm độ tin cậy của hệ thống làm việc, cần thiết để tín hiệu phát hiện hoặc chẩn đoán hệ thống các công việc cho phù hợp thiết kế thiết bị cũng như tổ chức công việc.

Đặc biệt, các mục tiêu sau cần tính đến:

– Tránh những đòi hỏi phải chú ý kéo dài để nhận ra những tín hiệu cấp báo;

– Tránh phải tập trung sự chú ý quá lâu. Khoảng thời gian cho phép tuỳ thuộc vào nhịp điệu tốc độ của sự kiện, sự rõ ràng của tín hiệu, xác suất xảy ra của tín hiệu cấp báo và xác suất của tín hiệu không tương thích.

Như một quy luật, khả năng thực hiện công việc sẽ giảm sút khi:

+ Nhịp độ tín hiệu thấp/cao;

+ Xác suất tín hiệu cấp báo thấp;

+ Độ rõ ràng của tín hiệu thấp.

Và lúc đó thì khả năng thực hiện công việc có thể giảm sút rất nhanh. Cần hết sức tránh những công việc như vậy. Nếu không thể được, thì nên dùng biện pháp tổ chức làm việc trong khoảng thời gian ngắn, nghỉ giữa giờ, quay vòng, thay đổi nội dung công việc.

– Đảm bảo tính rõ ràng dễ nhận biết của tín hiệu thích hợp bằng cách thiết kế hiển thị hoặc bố trí các điều kiện môi trường làm việc phù hợp (ánh sáng phù hợp, giảm tiếng ồn).

– Tránh đòi hỏi phải phân biệt liên tục lại phải ghi nhớ các tiêu chuẩn đưa ra; có thể thay vào đó là việc phân biệt đồng thời, cung cấp các tiêu chuẩn thông qua các màn hình hiển thị.

– Giảm tín hiệu không ổn định (về không gian, về thời gian) và tăng khả năng nhận ra càng nhiều càng tốt bằng việc sử dụng các tín hiệu phản hồi hoặc tín hiệu kế tiếp.

– Cung cấp cho người vận hành một số thiết bị kỹ thuật để đánh giá và cải thiện khả năng thực hiện công việc.

– Tránh những điều kiện dẫn đến sự đơn điệu.

Nguyên tắc thiết kế kiểm soát sự chán nản

Để tránh tâm trạng chán nản của người vận hành, phải tránh các thao tác lặp đi lặp lại. Chỉ tránh những phần việc giống hệt nhau sẽ không đủ mà tốt hơn là tránh sự giống nhau về cấu trúc của công việc hoặc các công đoạn. Nếu phải thực hiện các công việc hoặc những thành phần công việc giống nhau, điều cơ bản là người vận hành phải có khả năng cảm nhận được sự tiến bộ trong công việc của mình.

Điều này có thể đạt được bằng cách:

– Phân công chức năng phù hợp giữa người vận hành và máy. Thí dụ: tự động hoá những phần việc đơn giản và lặp đi lặp lại.

– Phân công nhiệm vụ phù hợp giữa những người vận hành với nhau.

– Bảo đảm công việc có ý nghĩa được xem như một công việc trọn vẹn và người vận hành có thể hiểu được điều có liên quan đến việc hoàn thành tổng thể công việc.

– Đảm bảo những công việc cho phép phát huy riêng cho từng cá nhân. Thí dụ cần phải học điều gì đó và được phép tiến hành theo các cách khác nhau để phát triển phù hợp với năng lực.

– Sự phong phú của công việc, liên kết các phần công việc ở mức độ vận hành khác nhau.

– Mở rộng công việc, liên kết các phần công việc ở mức độ thao tác giống nhau.

– Sự quay vòng công việc, luân chuyển có hệ thống giữa các vị trí khác nhau với các yêu cầu cụ thể.

– Nghỉ giữa giờ.

– Cấu trúc thời gian nghỉ trong quá trình làm việc bằng cách đưa ra mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ và phản hồi về việc hoàn thành nhiệm vụ.

– Tránh những điều kiện dẫn tới sự đơn điệu và giảm sự tỉnh táo.

Nên nhớ rằng tính cách của người sử dụng là đặc biệt quan trọng đối với việc tăng tâm trạng chán nản. Nên đặc biệt chú ý đến thế hệ người vận hành tương lai trong việc thiết kế công việc, tránh cảm giác chán nản.

Nói chung, sự đa dạng của yêu cầu công việc và thông tin khi thực hiện công việc là cần thiết để tránh cảm giác chán nản.

(Nguồn tin: Tài liệu- Bảo hộ lao động, NXB Lao động, 2012)