Đánh giá rủi ro và làm việc từ xa – Danh mục kiểm tra

Nghiên cứu chứng minh rằng người làm việc từ xa có xu hướng làm việc nhiều giờ hơn tại nhà để bảo đảm đáp ứng hoặc vượt qua cả kỳ vọng của người quản lý. Làm việc từ xa thường liên quan đến các giới hạn không rõ ràng giữa công việc và gia đình, sự tách biệt khỏi đồng nghiệp tăng lên, thiếu tương tác và hỗ trợ trực tiếp từ đồng nghiệp và nhà quản lý.

1. Giới thiệu về làm việc từ xa

1.1. Định nghĩa và phạm vi tác động

Làm việc từ xa được định nghĩa là việc sử dụng các công nghệ thông tin và viễn thông (ICTs), như điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính xách tay, máy tính để bàn cho công việc được tiến hành bên ngoài cơ sở của người sử dụng lao động [1]. Mặc dù làm việc từ xa đề cập đến làm việc di động từ bất cứ địa điểm nào khác ngoài văn phòng, nhưng làm việc tại nhà là hiện tượng phổ biến nhất. Bài viết này tập trung vào hình thức làm việc tại nhà, được gọi là làm việc từ xa tại nhà.

Số hóa ngày càng tăng và sự sẵn có của các công nghệ mới khiến làm việc từ xa là điều hoàn toàn có thể tiếp cận được đối với nhiều nhân viên văn phòng. Công nghệ và các công cụ như hội nghị truyền hình, công nghệ điện toán đám mây và tính khả dụng của WIFI cho phép người lao động liên lạc và giữ kết nối với đồng nghiệp, tiết kiệm đáng kể thời gian đi lại. Làm việc từ xa tại nhà ngày càng trở nên phổ biến những năm gần đây.

1.2. Khung quy định

Thỏa thuận khung của châu Âu về làm việc từ xa kể từ năm 2002 đã đặt ra những quy tắc nhằm đảm bảo người lao động làm việc từ xa được hưởng quyền lợi bảo vệ sức khỏe và an toàn tương tự như những người lao động làm việc tại cơ sở của người sử dụng lao động[2]. Thỏa thuận này giữ nguyên trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc phòng ngừa các rủi ro nghề nghiệp và, nếu không thể, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro đó. Chỉ thị 89/391 và các chỉ thị liên quan kèm theo, luật pháp quốc gia và các thỏa ước tập thể bao gồm các điều kiện làm việc, bảo vệ dữ liệu, quyền riêng tư, dụng cụ làm việc, sức khỏe và an toàn, đào tạo tập huấn áp dụng bình đẳng đối với người lao động làm việc từ xa. Trong khuôn khổ này, người lao động từ xa cũng có trách nhiệm áp dụng thỏa ước tập thể và tuân thủ các quy định của công ty trong hoạt động công việc và tổ chức hằng ngày.

Nhiều năm qua, một số quốc gia (hầu hết là các nước châu Âu) đã củng cố tinh thần của Luật pháp châu Âu bằng cách công bố những điều luật bổ sung. Ví dụ, Bỉ đã công bố Thỏa ước lao động tập thể (CLA)[3] khuyến nghị người lao động làm việc từ xa cần nhận được thêm thông tin và hướng dẫn về các biện pháp an toàn như việc điều chỉnh nơi làm việc, sử dụng màn hình đúng cách và hỗ trợ bằng công nghệ và ICT. Hướng dẫn và các biện pháp phòng ngừa này căn cứ trên đánh giá rủi ro đa ngành.

2. Rủi ro về ATVSLĐ liên quan đến làm việc từ xa

Làm việc từ xa tiềm ẩn rất nhiều thuận lợi như có thêm thời gian hoặc giảm stress bằng việc không phải đi lại, căn bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống, tăng quyền tự chủ, cải thiện tập trung và nâng cao hơn năng suất. Ngược lại, làm việc từ xa tại nhà cũng liên quan đến những nhược điểm có thể đem lại ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tâm thần và thể chất của người lao động. Nghiên cứu chứng minh rằng người lao động làm việc từ xa có xu hướng làm việc nhiều giờ hơn tại nhà để bảo đảm đáp ứng hoặc vượt qua cả kỳ vọng của người quản lý[4]. Do vậy, họ ngồi làm việc trong nhiều giờ liền không nghỉ hơn so với khi làm việc tại văn phòng[5]. Điều này khi kết hợp với chỗ ngồi làm việc không đảm bảo yêu cầu về ecgonomi tại nhà có thể dẫn đến hoặc làm trầm trọng thêm các vấn đề về sức khỏe như: rối loạn cơ xương khớp[6][7][8][9]. Ngoài ra, làm việc từ xa thường gắn liền với các giới hạn không rõ ràng giữa công việc và gia đình, sự cách biệt khỏi đồng nghiệp tăng lên, thiếu tương tác trực tiếp và hỗ trợ từ đồng nghiệp và quản lý[10]. Làm việc từ xa hơn 2,5 ngày một tuần được xem là bất lợi cho các mối quan hệ đồng nghiệp so với các yếu tố khác[11][12]. Các nguy cơ liên quan đến môi trường làm việc như tiếng ồn xung quanh, nhiệt độ quá cao hoặc quá thấp hay chất lượng không khí kém cũng có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và tinh thần của người lao động làm việc từ xa[13]. Ngoài ra, các vấn đề về an toàn như rủi ro vấp, ngã (do dây mạng nổi hoặc cáp máy tính xách tay) hoặc các nguy cơ về điện cũng có thể xảy ra khi làm việc tại nhà[14].

3. Đánh giá rủi ro liên quan đến làm việc từ xa (và những thách thức liên quan)

Các tổ chức tham gia vào hoạt động làm việc từ xa cần có chính sách và quy trình bảo đảm quản lý được các nguy cơ nghề nghiệp và an toàn liên quan đến việc làm từ xa một cách hiệu quả. Phương pháp đánh giá rủi ro đa yếu tố, từ góc nhìn của người lao động làm việc từ xa và người sử dụng lao động, là bước đi đầu tiên cần thiết trong việc nhận diện các yếu tố rủi ro liên quan đến làm việc từ xa. Đánh giá này cần tập trung vào các điều kiện về ecgonomi tại nơi làm việc và các trang thiết bị, môi trường làm việc, các yếu tố tâm lý, cách thức tổ chức làm việc cũng như các nguy cơ an toàn liên quan đến làm việc từ xa. Điều này cung cấp thông tin quan trọng để tiến tới việc phòng ngừa (cách thức tránh các nguy cơ) và kế hoạch hành động (cách giảm thiểu và kiểm soát rủi ro nếu không thể ngăn chặn được). Ngay cả khi người lao động làm việc tại nhà, thì người sử dụng lao động vẫn phải có trách nhiệm tiến hành đánh giá rủi ro.

3.1. Cách tiến hành đánh giá rủi ro (RA)

Đánh giá rủi ro là một quy trình đánh giá những rủi ro về an toàn và sức khỏe của người lao động đối với những yếu tố họ phơi nhiễm tại nơi làm việc. Đây là một phương pháp đánh giá có hệ thống mọi khía cạnh có thể gây hại hoặc gây chấn thương. Hướng tiếp cận từng bước là cách tốt nhất để tiến hành đánh giá rủi ro. Các bước cần tiến hành như sau:

Bước 1: Nhận diện nguy cơ tại từng lĩnh vực rủi ro liên quan đến làm việc từ xa. Nhận diện người lao động từ xa đang gặp rủi ro.

Bước 2: Ước tính rủi ro xét về mức độ nghiêm trọng và xác xuất gây hại. Đưa ra các ưu tiên và giải quyết những gì quan trọng nhất trước.

Bước 3: Xác định các biện pháp bảo vệ phù hợp, ngân sách và thời gian dành để triển khai các biện pháp phòng ngừa.

Bước 4: Tiến hành triển khai biện pháp phòng ngừa/kế hoạch hành động đã đề xuất.

Bước 5: Thường xuyên đánh giá (đánh giá lại) biện pháp đánh giá và tác động của các biện pháp phòng ngừa. Nếu cần, tiến hành điều chỉnh biện pháp đánh giá, biện pháp phòng ngừa và kế hoạch hành động.

Mặt khác, cần thiết tiến hành đánh giá rủi ro đối với tình huống tại nhà. Trong hầu hết các trường hợp, người lao động sẽ tự tiến hành đánh giá này. Cần lưu ý, cố vấn phòng ngừa có thể đến nơi làm việc tại nhà để tiến hành đánh giá, nhưng chỉ thực hiện được khi có sự đồng ý của người lao động. Trong trường hợp này, chuyên gia ATVSLĐ sẽ tiến hành đánh giá rủi ro.

Ngoài ra, cũng cần tiến hành phân tích ở  cấp độ tổ chức xem: các tài liệu phù hợp có được cung cấp không? người lao động có được tập huấn đầy đủ không? các biện pháp phù hợp có được áp dụng để phòng ngừa cách ly xã hội không?… Đánh giá rủi ro này sau đó được chuyên gia ATVSLĐ tiến hành, trong nhiều trường hợp, người sử dụng lao động sẽ tự thực hiện.

3.2. Danh mục kiểm tra là gì và cách sử dụng danh mục kiểm tra

Danh mục kiểm tra là một danh sách các mục được kiểm tra và được một người điền thông tin vào dựa trên hiểu biết của bản thân, giúp nhận diện các nguy cơ và biện pháp phòng ngừa tiềm năng. Danh mục kiểm tra là một phần của bản đánh giá rủi ro tại nơi làm việc.

Danh mục kiểm tra không nhằm mục đích bao quát mọi rủi ro tại nơi làm việc mà hỗ trợ áp dụng phương pháp vào thực tế. Danh mục kiểm tra bảo đảm việc đánh giá nơi làm việc và thực hiện nhiệm vụ có hệ thống và nhất quán nhằm tránh việc quên tiến hành đánh giá nguy cơ có thể gây hậu quả nặng nề.

Danh mục kiểm tra chỉ là bước đầu tiên trong việc tiến hành đánh giá rủi ro. Cần có thêm thông tin để đánh giá các rủi ro phức tạp và trong một số trường hợp có thể cần tới sự hỗ trợ của chuyên gia.

Vì lý do thực tế và phân tích, một danh mục kiểm tra trình bày riêng biệt các vấn đề/nguy cơ, nhưng tại nơi làm việc chúng có thể đan xen lẫn nhau. Do đó, cần tính đến tương tác giữa các vấn đề và yếu tố rủi ro khác nhau đã được nhận diện. Đồng thời, việc áp dụng một biện pháp phòng ngừa để xử lý rủi ro đặc thù có thể giúp phòng ngừa một rủi ro khác. Việc kiểm tra biện pháp bất kỳ nhằm giảm thiểu phơi nhiễm với một yếu tố rủi ro mà không làm tăng rủi ro phơi nhiễm đối với các yếu tố khác cũng rất quan trọng.

Rất cần sử dụng danh mục kiểm tra như một phương tiện hỗ trợ phát triển, vì việc làm này không đơn thuần chỉ là một bài kiểm tra “đánh dấu vào ô trống”. Danh mục kiểm tra trong tệp đính kèm bao gồm phần dành cho người lao động làm việc từ xa và một phần dành cho người sử dụng lao động dựa trên những tuyên bố tích cực, kêu gọi việc phản ảnh và hành động nếu cần thiết. CÓ nghĩa là “ổn”, KHÔNG nghĩa là cần phản ảnh và hành động. Hành động có thể bao gồm tối ưu hóa nơi làm việc hoặc có thể bao gồm một cuộc họp giữa người lao động làm việc từ xa và nhà quản lý để cùng thảo luận và tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề.

Xem danh mục kiểm tra đánh giá rủi ro Tại đây (EN).

———————————————————————-

Tài liệu tham khảo:

[1]. Eurofound and the International Labour Office. Working anytime, anywhere: the effects on the world of work. Luxembourg: Publications Office of the European Union; 2017.

[2]. Commission staff working paper – Report on the implementation of the European social partners’ – Framework Agreement on Telework, COM(2008) 412 final. Available at: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A52008SC2178&qid=1621331229425.

[3]. Conseil National du travail: Convention Collective de Travail n° 149 du 26 Janvier 2021 concernant le télétravail recommandé ou obligatoire en raison de la crise du coronavirus, Convention Collective de Travail n° 85 du 9 Novembre 2005 concernant le télétravail, modifiée par la Convention Collective de Travail n° 85 bis du 27 février 2008. Available at: http://www.cnt-nar.be/Cct-liste.htm.

[4]. Lal, B., & Dwivedi, Y. K. (2010). Investigating homeworkers’ inclination to remain connected to work at “anytime, anywhere” via mobile phones. Journal of Enterprise Information Management, 23, 759–774

[5]. Fukushima N, Machida M, Kikuchi H, Amagasa S, Hayashi T, Odagiri Y, Takamiya T, Inoue S. Associations of working from home with occupational physical activity and sedentary behavior under the COVID-19 pandemic. J Occup Health. 2021 Jan; 63(1):e12212. doi: 10.1002/1348-9585.12212.

[6]. Ariens, G.A., et al., Are neck flexion, neck rotation, and sitting at work risk factors for neck pain? Results of a prospective cohort study. Occup Environ Med, 2001. 58(3): p. 200-7.

[7]. Kaliniene, G., et al., Associations between neck musculoskeletal complaints and work related factors among public service computer workers in Kaunas. Int J Occup Med Environ Health, 2013. 26(5): p. 670-81.

[8]. Kaliniene, G., et al., Associations between musculoskeletal pain and work-related factors among public service sector computer workers in Kaunas County, Lithuania. BMC Musculoskelet Disord, 2016. 17(1): p. 420.

[9]. Crawford, J.O.; Berkovic, D.; Erwin, J.; Copsey, S.M.; Davis, A.; Giagloglou, E.; Yazdani, A.; Hartvigsen, J.; Graveling, R.;Woolf, A. Musculoskeletal health in the workplace. Best Pract. Res. Clin. Rheumatol. 2020, 14, 101558.

[10]. Buomprisco, G., Ricci, S., Perri, R. and De Sio, S. (2021). Health and Telework: New Challenges after COVID-19 Pandemic. European Journal of Environment and Public Health, 5(2), em0073.

[11]. Robertson MM, Schleifer LM, Huang YH. Examining the macroergonomics and safety factors among teleworkers: development of a conceptual model. Work. 2012; 41 Suppl 1:2611-5.

[12].  Vander Elst T, Verhoogen R, Sercu M, Van den Broeck A, Baillien E, Godderis L. Not extent of telecommuting, but job characteristics as proximal predictors of work-related well-being. J Occup Environ Med. 2017;59(10): E180–E6.

[13]. Korhonen, T., et al., Work related and individual predictors for incident neck pain among office employees working with video display units. Occup Environ Med, 2003. 60(7): p. 475-82.

[14]. Robertson MM, Schleifer LM, Huang YH. Examining the macroergonomics and safety factors among teleworkers: development of a conceptual model. Work. 2012; 41 Suppl 1:2611-5. doi: 10.3233/WOR-2012-1029-2611. PMID: 22317115.

Biên dịch: Bích Hà

(Nguồn tin: https://oshwiki.eu/)