Vai trò của việc quản lý chuỗi cung ứng trong phòng ngừa sự cố an toàn

Khi nói đến an toàn tại nơi làm việc, hầu hết mọi người thường nghĩ ngay đến các chương trình đào tạo, phương tiện bảo vệ cá nhân hoặc hoạt động kiểm toán tuân thủ. Những yếu tố này đều đúng và rất quan trọng. Tuy nhiên, trong thực tiễn vận hành, nhiều sự cố an toàn lại không bắt nguồn từ chính nơi công việc diễn ra.

Từ rất lâu trước khi người lao động tiếp xúc với dụng cụ hay vận hành máy móc, các lựa chọn đã được đưa ra và chính những lựa chọn đó định hình mức độ rủi ro. Chúng tồn tại trong chuỗi cung ứng, từ việc lựa chọn nhà cung cấp, cách thức vật liệu được xử lý cho đến các tiêu chuẩn được áp dụng. Dù ít được chú ý, những yếu tố này lại có tác động sâu sắc và lâu dài đến an toàn lao động.

Quản lý chuỗi cung ứng vì thế không chỉ còn là công việc mang tính hỗ trợ, mà là một trong những “tuyến phòng thủ” đầu tiên nhằm ngăn ngừa thương tích, gián đoạn sản xuất và những hệ lụy kéo dài ngay cả sau khi các điều tra sự cố kết thúc.

Thay vì nhìn nhận chuỗi cung ứng như một đường thẳng, cần coi đây là một mạng lưới liên kết chặt chẽ. Nguyên liệu thô được đưa vào sản xuất; sản xuất cung cấp đầu vào cho hoạt động logistics (hậu cần); và logistics tiếp tục cung cấp vật tư cho công trường. Khi một khâu nào đó yếu đi, áp lực sẽ gia tăng ở những công đoạn còn lại, làm gia tăng nguy cơ mất an toàn.

Chính vì vậy, yếu tố an toàn cần được đưa vào các quyết định trong chuỗi cung ứng ngay từ ban đầu. Khi được đưa vào sớm, chất lượng sản phẩm, tính nhất quán và mức độ tuân thủ sẽ được kiểm soát hiệu quả hơn, đồng thời các vấn đề tiềm ẩn có thể được phát hiện khi vẫn còn trong tầm kiểm soát. Trên thực tế, một thay đổi nhỏ trong nguồn cung ứng, được đưa ra chỉ để tiết kiệm vài ngày, có thể dẫn đến hỏng hóc thiết bị sau đó vài tháng, và mối liên hệ này thường chỉ được nhận ra khi tai nạn đã xảy ra.

Hiện nay, nhiều tổ chức đang chủ động thu hẹp khoảng cách trên. Các nhà lãnh đạo chuỗi cung ứng và đội ngũ phụ trách an toàn duy trì trao đổi thường xuyên, không chỉ chờ đến khi xảy ra sự cố. Các quyết định mua sắm ngày càng được cân nhắc dựa trên rủi ro, thay vì chỉ dựa vào chi phí.

Bên cạnh đó, các tổ chức cũng đầu tư mạnh mẽ vào đào tạo quản lý chuỗi cung ứng nhằm đạt được sự phù hợp hơn nữa giữa mục tiêu mua sắm và yêu cầu về an toàn. Các chương trình đào tạo nâng cao, như MBA chuyên ngành Quản trị Chuỗi Cung ứng, giúp các nhà lãnh đạo cân bằng giữa hiệu quả vận hành, áp lực chi phí và nhiệm vụ bảo vệ người lao động mà không bỏ qua bất kỳ ưu tiên nào.

Nhà cung cấp có ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu và thiết bị mà người lao động sử dụng hàng ngày. Nếu nhà cung cấp bỏ qua những bước quan trọng, thì những sai sót đó thường bộc lộ tại những nơi có mức độ rủi ro cao nhất.

Một quy trình thẩm định hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc xem xét giá thành hay cam kết về thời gian giao hàng. Điều cần thiết là phải hiểu rõ cách các nhà cung cấp xử lý vấn đề an toàn, cách họ quản lý chất lượng và liệu các quy định được tuân thủ như những chuẩn mực bắt buộc hay chỉ được xem là các khuyến nghị mang tính hình thức.

Trong thực tế, cần thực hiện:

• Rà soát hồ sơ và các chứng nhận an toàn;
• Tiến hành đánh giá rủi ro tại chỗ hoặc trực tuyến,
• Yêu cầu lập hồ sơ về quy trình an toàn và chất lượng,
• Xác định rõ các kỳ vọng, gắn trực tiếp với hiệu quả an toàn.

Đây là một hướng tiếp cận tích cực, bởi khi các kỳ vọng được xác định rõ ràng, trách nhiệm sẽ được thực hiện và các sản phẩm không đảm bảo an toàn sẽ khó có cơ hội “lọt lưới” một cách âm thầm.

Một báo cáo của Cơ quan An toàn và Sức khỏe lao động châu Âu (EASA) đã nghiên cứu cách thức quản lý an toàn và sức khỏe trong toàn bộ chuỗi cung ứng, qua đó đưa ra bối cảnh thực tế cho nhận định rằng việc lựa chọn nhà cung cấp có thể định hình trực tiếp các kết quả về an toàn tại nơi làm việc.

Các vấn đề liên quan đến chất lượng hiếm khi tồn tại độc lập, sớm hay muộn chúng sẽ trở thành các vấn đề về an toàn. Xu hướng được phản ánh trong dữ liệu thương tích quốc gia do Cục Thống kê lao động theo dõi. Linh kiện bị lỗi, quy trình sản xuất không đồng đều hoặc vật liệu kém chất lượng đều có thể dẫn đến hỏng hóc thiết bị hoặc rủi ro phơi nhiễm. Khi các vấn đề này được phát hiện tại nơi làm việc, các lựa chọn xử lý thường đã bị thu hẹp đáng kể.

Quản lý chuỗi cung ứng giúp ngăn ngừa tình trạng trên thông qua việc kiểm tra tính đồng nhất và khả năng truy xuất nguồn gốc. Khi nguồn gốc vật liệu được xác định rõ ràng, việc thu hồi sản phẩm hoặc khắc phục sai sót có thể được triển khai nhanh hơn. Tốc độ triển khai này đóng vai trò rất quan trọng.

Việc kiểm tra độ tin cậy về chất lượng cũng góp phần đảm bảo các yêu cầu an toàn được đáp ứng ngay từ trước khi sản phẩm đến tay người lao động. Điều này tốt hơn việc phải vội vàng khắc phục sau khi sự cố đã xảy ra hoặc dựa vào việc kiểm tra phút chót để phát hiện những lỗi đáng lẽ đã có thể nhận diện từ sớm.

Công tác lưu trữ hồ sơ đóng vai trò quan trọng hơn nhiều so với nhận định chung. Hồ sơ kiểm tra, nhật ký vận chuyển và bảng kê vật liệu, sẽ mang lại cái nhìn tổng quan. Khi xảy ra sự cố, những bằng chứng bằng văn bản này giúp việc tìm ra câu trả lời dễ dàng hơn.

Hoạt động vận chuyển thường bị bỏ qua trong các cuộc thảo luận về an toàn, và điều nay không nên tiếp diễn. Việc xử lý không đúng cách trong quá trình vận chuyển có thể làm hỏng thiết bị theo những cách không dễ nhận thấy ngay lập tức. Một linh kiện bị lỗi có thể trông vẫn bình thường cho đến khi phải chịu tải hoặc khi có người đứng gần kề.

Lập kế hoạch quản lý chuỗi cung ứng giúp giảm thiểu các rủi này bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn rõ ràng cho công đoạn đóng gói, dán nhãn và xử lý. Các đối tác logistics phải biết cách vận chuyển và lưu kho sản phẩm, thay vì chỉ dựa vào suy đoán.

Các lĩnh vực cần chú ý gồm:

• Phương pháp chèn buộc và đóng gói hàng hóa;
• Kiểm soát môi trường và nhiệt độ;
• Nhãn cảnh báo nguy hiểm;
• Đào tạo cho tài xế và người xử lý vật liệu.

Khi công tác logistics được thực hiện đúng cách, doanh nghiệp có thể phòng tránh được những rủi ro tiềm ẩn, vốn chỉ bộc lộ vào những thời điểm bất lợi nhất.

Công tác tuân thủ không tại cổng cơ sở sản xuất, kinh doanh. Chính tại đây, vai trò giám sát chuỗi cung ứng mới thực sự phát huy tác dụng. Việc yêu cầu các nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý rõ ràng giúp giảm thiểu đồng thời cả rủi ro về an toàn và nguy cơ bị xử phạt.

Các bộ phận mua sắm có ảnh hưởng đến công tác an toàn nhiều hơn những gì họ nhận thức. Việc điều chỉnh chính sách mua sắm phù hợp với các yêu cầu tuân thủ sẽ bảo đảm tất cả các bên cùng làm việc theo một quy trình chung.

Ngôn ngữ hợp đồng, các chỉ số hiệu suất và kỳ vọng của nhà cung cấp âm thầm định hình hành vi trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Khi các yêu cầu về an toàn được quy định rõ, nhà cung cấp sẽ đáp ứng. Những hợp đồng nêu rõ các tiêu chuẩn an toàn, quyền kiểm toán và các hành động khắc phục giúp công tác phòng ngừa có thể đo lường được. Khi đó, an toàn không còn chỉ là điều ngầm hiểu mà trở thành yêu cầu được thực thi.

Hầu hết các sự cố về an toàn đều có một điểm chung quen thuộc: Có người đã biết vấn đề, nhưng thông tin không được truyền đạt đủ rộng. Việc giao tiếp kém hiệu quả trong toàn bộ chuỗi cung ứng khiến các vấn đề nhỏ khó được phát hiện sớm. Sự chậm trễ, thay thế hoặc thay đổi vật liệu đều có thể ảnh hưởng đến an toàn nếu không được báo cáo kịp thời.

Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả thúc đẩy việc trao đổi thường xuyên giữa các nhà cung cấp, đối tác logistics và các bộ phận nội bộ. Sự minh bạch này giúp doanh nghiệp có thêm thời gian để xử lý rủi ro.

Các hệ thống dữ liệu dùng chung và hoạt động kiểm tra định kỳ giúp các nhóm chủ động giải quyết vấn đề. Chẳng hạn, hiện nay nhiều vị trí làm việc ứng dụng công nghệ thiết bị đeo để đảm bảo an toàn lao động. Các thiết bị đeo tăng cường khả năng giám sát an toàn và gửi dữ liệu quan trọng đến đúng bộ phận cần thiết.

Phòng ngừa các sự cố an toàn đồng nghĩa với việc phải nhìn xa hơn phạm vi nơi làm việc. Chuỗi cung ứng chính là nơi thiết lập các điều kiện an toàn từ rất sớm, trước khi người lao động bắt đầu ca làm việc.

Khi an toàn được tích hợp vào hoạt động lựa chọn nguồn cung ứng, kiểm soát chất lượng, logistics và tuân thủ pháp luật, các tổ chức sẽ chuyển từ cách tiếp cận phản ứng sau sự cố sang phòng ngừa chủ động. Sự chuyển đổi này tạo ra khác biệt rõ rệt về kết quả.

Trong bối cảnh kỳ vọng về an toàn tại nơi làm việc ngày càng cao, việc quản lý chuỗi cung ứng với tư duy phòng ngừa không còn mang tính lựa chọn, mà là cách để bảo vệ người lao động, duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh và gìn giữ danh tiếng của doanh nghiệp trong dài hạn.

Biên dịch: Bích Hà