Cùng công cụ AI hướng tới mục tiêu cao hơn cho an toàn hóa chất và tuân thủ tại nơi làm việc

Đạt được sự tuân thủ quy định và đảm bảo an toàn tại nơi làm việc ngày càng trở nên phức tạp. Các cán bộ phụ trách an toàn và tuân thủ đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ người lao động trước các rủi ro hóa chất, đồng thời phải đối mặt với những thách thức để đáp ứng các quy định toàn cầu, theo dõi các hóa chất đáng lo ngại và thích ứng với các yêu cầu báo cáo thay đổi liên tục.

Ví dụ, vào ngày 07/5/ 2024, Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Hoa Kỳ (OSHA) đã thông qua Hệ thống Hài hòa Toàn cầu về Phân loại và Ghi nhãn Hóa chất (GHS) – Phiên bản 7, có hiệu lực ngày 19/7/ 2024 và yêu cầu tuân thủ hoàn toàn trước ngày 19/01/ 2026. Theo ước tính của OSHA, bản cập nhật GHS v7 sẽ ảnh hưởng đến 94% Phiếu an toàn hóa chất (SDS) và 64% nhãn vận chuyển hóa chất. Đây chỉ là một trong số hàng chục quy định toàn cầu đang thúc đẩy các công ty cung cấp báo cáo đầy đủ, ghi nhãn chính xác và đảm bảo khả năng truy cập thông tin và minh bạch hơn để bảo vệ tất cả các bên liên quan trong chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, với độ phức tạp ngày càng cao của sản phẩm, việc theo dõi thủ công các hóa chất được sử dụng trong sản phẩm trở thành một nhiệm vụ bất khả thi.

Công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) tiên tiến đem đến cho các công ty công cụ mạnh mẽ để nâng cao khả năng tuân thủ và an toàn hóa chất nơi làm việc một cách hiệu quả hơn bao giờ hết. Việc áp dụng các công cụ AI trong quản lý tuân thủ giúp các nhóm phụ trách an toàn và tuân thủ có thể đáp ứng được những yêu cầu khắt khe trong bối cảnh việc tuân thủ ngày càng trở nên phức tạp.

Những trở ngại trong việc tuân thủ an toàn lao động tại nơi làm việc

Việc tuân thủ các quy định toàn cầu về hóa chất và đảm bảo an toàn tại nơi làm việc là những thách thức đáng kể đối với các nhóm phụ trách an toàn trong doanh nghiệp. Dưới đây là những khó khăn phổ biến mà họ thường gặp phải:

• Theo dõi các quy định: Các quy định liên tục thay đổi, khác nhau giữa các khu vực và quốc gia. Việc nắm bắt kịp thời số lượng quy định ngày càng gia tăng, xác định phạm vi áp dụng của từng quy tắc, đồng thời xây dựng báo cáo và nhãn cảnh báo chính xác theo đúng tiêu chuẩn là một nhiệm vụ phức tạp – ngay cả với những đội ngũ dày dạn kinh nghiệm.
• Duy trì Phiếu an toàn hóa chất (SDS) chính xác và đào tạo tập huấn: SDS không chỉ là tài liệu nhằm đáp ứng yêu cầu tuân thủ, mà còn có chức năng chính là cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về các chất nguy hại, hướng dẫn cách xử lý, lưu trữ an toàn và ứng phó khẩn cấp khi xảy ra sự cố tràn đổ. Do đó, doanh nghiệp không chỉ phải đảm bảo cung cấp các SDS hợp chuẩn, được cập nhật thường xuyên, mà còn phải giúp người lao động hiểu rõ cách đọc và sử dụng các thông tin này trong thực tế.
• Đảm bảo thông tin được tiếp cận đúng người, đúng lúc: Trong công tác an toàn, việc nắm rõ loại hóa chất nào đang được sử dụng ở quy trình hoặc khu vực nào, được lưu trữ ra sao và kế hoạch ứng phó khi có phơi nhiễm là yếu tố then chốt để giảm thiểu rủi ro. Tuy nhiên, SDS dạng bản giấy thường khó cập nhật khi có thay đổi, đặc biệt ở các doanh nghiệp có nhiều cơ sở sản xuất. Trong tình huống khẩn cấp, việc tìm kiếm tài liệu này có thể mất thời gian, và đôi khi các SDS không được trình bày bằng ngôn ngữ bản địa của người lao động, làm giảm hiệu quả ứng phó.
• Thúc đẩy văn hóa an toàn: Để hình thành văn hóa an toàn mang tính chủ động, doanh nghiệp cần trang bị các công cụ quản lý hiện đại, giúp cập nhật thông tin kịp thời, truy cập thuận tiện và hiểu rõ các quy định mới sắp áp dụng. Một môi trường làm việc đặt an toàn lên hàng đầu đòi hỏi công cụ phù hợp, sự cam kết từ lãnh đạo và các chương trình kiểm tra, diễn tập định kỳ nhằm đánh giá mức độ sẵn sàng của toàn hệ thống.

Cách các công cụ tuân thủ dựa trên AI đang thay đổi quản lý an toàn hóa chất

AI đang mở ra những cơ hội mới giúp các đội ngũ an toàn nâng cao khả năng tuân thủ quy định về hóa chất và an toàn nơi làm việc bằng cách tối ưu hóa độ chính xác của dữ liệu và tăng năng suất đáng kể cho lực lượng lao động hạn chế. Các công cụ tuân thủ dựa trên AI cho phép nhóm phụ trách an toàn đơn giản hóa quy trình quản lý SDS, đồng thời đáp ứng hiệu quả các quy định hóa chất toàn cầu.

• Cho phép mở rộng quy mô: AI có thể xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ từ nhiều nguồn khác nhau nhanh hơn rất nhiều so với con người hoặc các hệ thống tự động truyền thống. Khi được cung cấp dữ liệu đầu vào phù hợp, AI có thể tổng hợp và tóm lược các quy định hóa chất toàn cầu, xác định danh mục các chất đáng quan tâm và chuẩn hóa yêu cầu báo cáo từ nhiều khung pháp lý khác nhau. Đặc biệt, AI có khả năng xử lý khối lượng dữ liệu ngày càng tăng để đáp ứng nhu cầu tuân thủ quy định luôn thay đổi trong ngành công nghiệp hóa chất.
• Chuẩn hóa dữ liệu: Trong quá trình xây dựng, cập nhật và chuẩn hóa SDS, AI có thể xác thực và làm sạch dữ liệu đầu vào không đồng nhất một cách hiệu quả. Công nghệ này giúp loại bỏ các dữ liệu trùng lặp, chuẩn hóa định dạng đầu vào và loại bỏ những thông tin sai lệch hoặc không đồng nhất. Nhờ khả năng học máy, AI cũng có thể nhận dạng các mối liên hệ giữa những cách diễn đạt khác nhau của cùng một khái niệm, đảm bảo phân loại chính xác các tài liệu tham khảo khác nhau. Việc này giúp các chuyên gia an toàn và tuân thủ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, liên quan đến việc đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn và tuân thủ quy định cao hơn.
• Khuyến khích sử dụng: Các công cụ AI ngày càng được khuyến khích ứng dụng nhờ giao diện thân thiện và trực quan. Với khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên, AI có thể chuyển đổi các dữ liệu kỹ thuật phức tạp thành thông tin dễ hiểu, giúp cả người có chuyên môn lẫn người không chuyên đều có thể khai thác và sử dụng hiệu quả. Nhân viên có thể tìm kiếm thông tin liên quan đến các hóa chất đáng lo ngại và các hướng dẫn xử lý an toàn. Ngoài ra, các hệ thống AI còn hỗ trợ nhiều ngôn ngữ. Các công cụ AI được thiết kế riêng cho việc tuân thủ quy định về hóa chất giúp những người không có chuyên môn kỹ thuật vẫn có thể hiểu rõ thông tin và nắm bắt kiến thức cần thiết, từ đó đóng góp tích cực vào công tác đảm bảo an toàn hóa chất tại nơi làm việc. 

Giảm bớt lo ngại trong việc tra cứu thông tin

Cùng xem xét một ví dụ thực tế làm nổi bật giá trị của AI trong công việc hàng ngày của các doanh nghiệp hóa chất. Hãy hình dung một công ty hóa chất muốn gửi 5 kg mẫu sản phẩm tới Đức. Công thức sản phẩm này có chứa hỗn hợp nguy hại, nhưng đang được sử dụng trong công nghiệp. Trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, chỉ một câu hỏi như vậy cũng có thể kích hoạt một chuỗi quy trình thủ công như sau:

• Xem xét kỹ tài liệu tuân thủ của Cơ quan hoá chất châu Âu (ECHA) hoặc hướng dẫn Phụ lục VIII
• Xem xét các điều khoản miễn trừ cho mục đích sử dụng công nghiệp và khối lượng nhỏ
• Tham chiếu chéo ngưỡng nồng độ hoặc tính đầy đủ của dữ liệu
• Gửi email cho chuyên gia tư vấn hoặc cố vấn pháp lý
• Chờ phản hồi trong nhiều giờ hoặc nhiều ngày

Tuy nhiên, với phần mềm tuân thủ quy định tích hợp AI, người dùng chỉ cần nhập một câu hỏi đơn gian: “Tôi có cần thông báo của Trung tâm Chống độc (PCN) cho sản phẩm xyz gửi đến Đức không?”

Kết quả AI sẽ nêu rõ:

“Không yêu cầu PCN cho lô hàng này theo các quy định hiện hành của ECHA. Hỗn hợp này được phân loại là nguy hiểm, nhưng được sử dụng trong công nghiệp và không vượt quá ngưỡng thông báo đối với các sản phẩm không phải hàng tiêu dùng. Xem Phụ lục VIII, Điều 2.3(b) để biết về miễn trừ. [Đường link]”

Sự rõ ràng ngay lập tức này cho phép đội/nhóm tự tin trong thực hiện nhiệm vụ, tiết kiệm thời gian, nguồn lực và giảm thiểu rủi ro.

Nguồn biểu đồ: 3E 

Các bước tiếp theo để doanh nghiệp đạt được mục tiêu cao

Giá trị của AI trong an toàn và tuân thủ là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, không phải tất cả các công cụ AI đều phù hợp cho những mục đích này. Các doanh nghiệp có kế hoạch đầu tư vào AI nên hiểu rõ giá trị của các công cụ AI được thiết kế riêng và xem xét kỹ lưỡng giải pháp để đảm bảo kết quả tối ưu. Dưới đây là một số cân nhắc cần lưu ý.

Bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu trong sử dụng AI

Hầu hết các mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) đều lưu trữ và sử dụng các câu truy vấn của người dùng để tiếp tục đào tạo công cụ AI. Điều này có nghĩa là dữ liệu độc quyền, chẳng hạn như thành phần hóa chất và công thức sản phẩm, có thể bị thu thập và sử dụng trong các phản hồi được cung cấp cho người dùng khác hoặc thậm chí là đối thủ cạnh tranh. Do đó, các doanh nghiệp cần ưu tiên lựa chọn công cụ AI không lưu giữ hoặc sử dụng dữ liệu độc quyền, đồng thời đánh giá kỹ lưỡng chính sách bảo mật và quyền riêng tư của từng nền tảng để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm về công thức hóa học.

Khai thác đúng nguồn dữ liệu

Các công cụ AI tổng quát thường truy xuất từ nguồn dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác. Do đó, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ AI được đào tạo để tham chiếu các nguồn đáng tin cậy. Một lưu ý khác là các công cụ AI phổ thông thường có giới hạn thông tin, nghĩa là thông tin mới nhất sẽ không được cập nhật. Đây là một vấn đề liên quan đến việc tuân thủ quy định về hóa chất và an toàn tại nơi làm việc – những lĩnh vực đòi hỏi thông tin luôn chính xác và cập nhật liên tục.

Thuật ngữ chuyên ngành và kết quả đầu ra chính xác

Việc hiểu rõ các sắc thái ngôn ngữ là rất quan trọng trong những lĩnh vực chuyên biệt như tuân thủ quy định. Các công cụ AI được thiết kế riêng để hỗ trợ tuân thủ quy định về hóa chất được đào tạo bằng cách sử dụng thuật ngữ chuyên ngành và các từ viết tắt bằng các ngôn ngữ khác nhau để đảm bảo việc đánh giá và đầu ra chính xác. Điều này không chỉ liên quan đến việc dịch báo cáo sang các ngôn ngữ khác mà còn bao gồm khả năng phân loại chính xác các dữ liệu đầu vào bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau ngay từ đầu.

Khi được trang bị các công cụ AI tuân thủ phù hợp, các nhóm phụ trách an toàn và tuân thủ có thể đơn giản hóa việc tuân thủ quy định, tối ưu hóa an toàn nơi làm việc và nâng cao khả năng giám sát chuỗi cung ứng. Hiện nay, các nhóm mới chỉ bắt đầu khám phá những trường hợp sử dụng AI để nâng cao hiệu quả và năng suất công việc. Khi các doanh nghiệp bắt đầu hành trình thích ứng với sự phức tạp ngày càng tăng của môi trường pháp lý, AI có thể giúp họ nâng cao năng lực, đáp ứng tốt hơn các yêu cầu tuân thủ ngày càng nghiêm ngặt.

Biên dịch: Bích Hà